Términos y Condiciones

01. Definiciones

Para efectos del presente documento, los siguientes términos tendrán el significado que se les asigna a continuación:

• Zolvion: La empresa titular de la plataforma Zolvion, con domicilio en Colombia, prestadora del servicio de chatbot con inteligencia artificial.
• Cliente: La persona natural o jurídica que contrata el servicio de Zolvion para uso en su negocio.
• Servicio: La solución tecnológica provista por Zolvion que permite al Cliente integrar un asistente virtual con IA en su sitio web y/o WhatsApp Business.
• Chatbot: El asistente virtual configurable que responde automáticamente a las preguntas de los usuarios finales del Cliente.
• Usuarios Finales: Las personas que interactúan con el chatbot del Cliente.
• Programa Fundadores: Esquema de contratación descrito en el documento Programa Fundadores que rige las condiciones exclusivas para los primeros cinco (5) clientes.

02. Objeto del servicio

Zolvion ofrece al Cliente una plataforma de chatbot con inteligencia artificial que incluye:

• Panel de administración para crear y configurar bots, cargar documentos de conocimiento y gestionar conversaciones.
• Widget embebible para sitios web que permite integrar el chatbot en la página del Cliente.
• Integración con WhatsApp Business mediante la API oficial de Meta (disponible según el plan contratado). El Cliente debe contar con una cuenta de WhatsApp Business activa en Meta Business Manager. Zolvion acompaña al Cliente en el proceso de conexión durante la implementación.
• Captura automática de clientes interesados y notificaciones a asesores humanos cuando la conversación lo requiere.
• Soporte técnico conforme al plan contratado.

03. Planes y precios

3.1. Planes disponibles

Zolvion ofrece tres planes principales de suscripción mensual:

• Plan Widget Web: Chatbot disponible únicamente en el sitio web del Cliente. Incluye 2.000 conversaciones mensuales.
• Plan WhatsApp: Chatbot disponible en WhatsApp Business. Incluye 2.000 conversaciones mensuales.
• Plan Total: Incluye ambos canales (sitio web y WhatsApp). Incluye 2.000 conversaciones mensuales.

3.2. Precios regulares

Los precios regulares vigentes se encuentran publicados en la página oficial de Zolvion (https://zolvion.com). Zolvion podrá actualizar estos precios en cualquier momento, notificando a los Clientes activos con al menos treinta (30) días calendario de anticipación.

3.3. Conversaciones adicionales

Si el Cliente supera el número de conversaciones mensuales incluidas en su plan, las conversaciones adicionales se facturarán a $100 COP por conversación, las cuales se cargarán en la factura del mes siguiente. El Cliente recibirá notificaciones automáticas al alcanzar el 80%, 100% y 150% de su cuota mensual.

3.4. Programa Fundadores

Zolvion ofrece un Programa Fundadores dirigido a los primeros cinco (5) clientes. Este programa otorga un precio exclusivo de lanzamiento durante un período inicial. Las condiciones completas se detallan en el documento Programa Fundadores, que forma parte integral de estos Términos y Condiciones para los Clientes acogidos a dicho programa.

3.4.1. Precio de Lanzamiento del Programa Fundadores

El Precio de Lanzamiento aplicable a los Clientes Fundadores se mantiene garantizado y sin modificaciones durante los primeros seis (6) meses calendario contados a partir de la fecha de contratación. Durante este período, el precio no se ajustará por ningún motivo.

3.4.2. Finalización del período Fundador

Al cumplirse los seis (6) meses del período Fundador, el servicio se renueva automáticamente al precio regular vigente del plan contratado en ese momento. Zolvion notificará al Cliente Fundador con treinta (30) días calendario de anticipación al correo electrónico registrado.

Si el Cliente Fundador no desea continuar con el precio regular, podrá cancelar el servicio sin penalización notificándolo por escrito al correo hola@zolvion.com antes de la fecha de finalización del período Fundador. Si no notifica cancelación, se entenderá que acepta continuar con el servicio al precio regular vigente.

3.4.3. Sin descuento permanente

Una vez finalizado el período de seis (6) meses, el Cliente Fundador pasa a condiciones regulares sin descuentos adicionales. El Programa Fundadores es una cortesía temporal como reconocimiento al cliente pionero, no un descuento permanente.

3.5. Implementación

Los planes contratados bajo el Programa Fundadores incluyen la implementación completa del Servicio sin costo adicional, conforme a lo descrito en la cláusula 3.4. La implementación abarca la configuración inicial, el entrenamiento del Chatbot con la información del Cliente y la instalación del Servicio en los canales contratados.

Los Clientes que contraten cualquiera de los planes al precio regular vigente pagarán un costo único de configuración por valor de trescientos mil pesos colombianos ($300.000 COP), facturado al momento de la contratación y previo al inicio de la suscripción mensual. Este costo cubre las mismas labores descritas en el párrafo anterior.

04. Facturación y pagos

4.1. Modalidad de pago

El Cliente pagará el Servicio de forma mensual anticipada. La facturación se realiza durante los primeros cinco (5) días calendario de cada mes mediante transferencia bancaria, PSE, o cualquier otro medio electrónico habilitado por Zolvion.

4.2. Mora en el pago

Si el Cliente no realiza el pago dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la fecha de facturación, Zolvion podrá:

• Suspender temporalmente el Servicio hasta la regularización del pago.
• Cobrar intereses moratorios equivalentes a la tasa máxima legal vigente en Colombia.
• Cancelar el acuerdo si la mora supera los treinta (30) días calendario.

4.3. Impuestos

Los precios publicados no incluyen IVA u otros impuestos aplicables, los cuales serán adicionados en la factura conforme a la legislación colombiana vigente.

05. Garantía y cancelaciones

5.1. Garantía de satisfacción de 30 días

Zolvion ofrece a todo Cliente nuevo una garantía de treinta (30) días calendario contados desde la fecha de activación del Servicio. Si durante este período el Cliente considera que el Servicio no cumple con lo ofrecido, podrá solicitar el reembolso total del valor pagado, notificándolo por escrito al correo hola@zolvion.com.

5.2. Cancelación del Servicio

El Cliente puede cancelar el Servicio en cualquier momento notificándolo por escrito con al menos quince (15) días calendario de anticipación a la fecha de renovación mensual. La cancelación aplicará al siguiente período de facturación y no se realizará reembolso por el mes en curso, salvo lo dispuesto en la garantía de 30 días.

5.3. Cancelación durante el Programa Fundadores

Los Clientes acogidos al Programa Fundadores podrán cancelar el Servicio en cualquier momento durante el período Fundador sin penalidad alguna. Solo pagarán los meses efectivamente utilizados.

5.4. Cancelación por incumplimiento

Zolvion se reserva el derecho de cancelar el Servicio de forma inmediata y sin previo aviso en caso de que el Cliente:

• Use la plataforma para fines ilegales, fraudulentos o que violen la normativa colombiana.
• Envíe mensajes masivos no solicitados (spam) o contenido prohibido.
• Incurra en mora superior a treinta (30) días calendario.
• Intente acceder de forma no autorizada a otras cuentas o datos de terceros.

06. Responsabilidades

6.1. Responsabilidades del Cliente

• Proporcionar información veraz al registrarse y mantener actualizados sus datos de contacto.
• Configurar correctamente el chatbot con información precisa y legal sobre su negocio.
• Respetar las políticas de uso de WhatsApp Business y cumplir con las normas de Meta si usa el canal de WhatsApp.
• Custodiar sus credenciales de acceso al panel de administración y no compartirlas con terceros no autorizados.
• Asegurarse de cumplir con la ley 1581 de 2012 y demás normativa aplicable sobre tratamiento de datos personales de sus Usuarios Finales.

6.2. Responsabilidades de Zolvion

• Mantener el Servicio disponible con una disponibilidad objetivo del 99% mensual (excluyendo mantenimientos programados y causas de fuerza mayor).
• Proporcionar soporte técnico conforme al plan contratado.
• Notificar al Cliente sobre cambios importantes en el Servicio con al menos treinta (30) días de anticipación.
• Proteger los datos del Cliente conforme a la Política de Privacidad de Zolvion.

6.3. Limitación de responsabilidad

Zolvion no será responsable de:

• Respuestas incorrectas del chatbot derivadas de información incorrecta cargada por el Cliente.
• Respuestas inexactas, imprecisas, incompletas o inapropiadas generadas por los modelos de inteligencia artificial utilizados por la plataforma. La IA generativa puede producir contenido incorrecto ('alucinaciones') como parte de su naturaleza tecnológica, y es responsabilidad del Cliente revisar, validar y supervisar la información que el Chatbot comparte con sus Usuarios Finales.
• Consecuencias legales, comerciales o reputacionales derivadas de decisiones tomadas por Usuarios Finales basadas en respuestas del Chatbot.
• Interrupciones del Servicio causadas por proveedores externos (OpenAI, Meta, infraestructura de Internet).
• Pérdida de ingresos, clientes o datos derivada del uso o imposibilidad de uso del Servicio.
• Decisiones comerciales tomadas por el Cliente basadas en información generada por el chatbot.

6.4. Uso de inteligencia artificial generativa

El Servicio utiliza modelos de inteligencia artificial generativa (como OpenAI GPT) para generar respuestas automáticas en las conversaciones. El Cliente reconoce y acepta las siguientes características inherentes a esta tecnología:

• La IA generativa puede producir respuestas que contienen errores, imprecisiones o información desactualizada, incluso cuando los documentos cargados por el Cliente son correctos.
• Las respuestas del Chatbot se generan de forma probabilística y pueden variar entre interacciones similares, aunque se utilicen los mismos documentos base.
• El Chatbot puede ocasionalmente generar contenido que no refleja con exactitud la información del Cliente, fenómeno conocido como 'alucinación' en sistemas de IA.
• Zolvion implementa medidas técnicas razonables (como la recuperación aumentada con contexto y reglas de sistema) para minimizar estos riesgos, pero no puede eliminarlos completamente.

El Cliente es el único responsable de revisar, validar y supervisar la calidad de las respuestas que el Chatbot entrega a sus Usuarios Finales, especialmente en contextos sensibles como precios, horarios, información médica, legal, financiera o cualquier dato crítico para su operación. Zolvion no garantiza la exactitud absoluta de las respuestas generadas por el Chatbot.

Se recomienda al Cliente configurar el Chatbot para derivar a un asesor humano las conversaciones que involucren decisiones críticas, y mantener actualizada la información de sus documentos base.

La responsabilidad total de Zolvion ante el Cliente, por cualquier motivo, no excederá el valor pagado por el Cliente en los últimos tres (3) meses.

07. Propiedad intelectual

La plataforma Zolvion, su código fuente, diseño, marca, logotipo y documentación son propiedad exclusiva de Zolvion. El Cliente recibe únicamente una licencia de uso no exclusiva, no transferible y limitada a la vigencia del contrato.

Los documentos, textos, imágenes y demás contenido que el Cliente cargue en la plataforma son y seguirán siendo de su propiedad. El Cliente autoriza a Zolvion a procesarlos exclusivamente para prestar el Servicio.

08. Confidencialidad y tratamiento de datos

Ambas partes se comprometen a mantener en estricta confidencialidad la información comercial, técnica y operativa intercambiada durante la vigencia del contrato.

El tratamiento de datos personales del Cliente y de sus Usuarios Finales se rige por la Política de Privacidad de Zolvion, la cual forma parte integral de estos Términos y Condiciones y está disponible en https://zolvion.com/privacidad.

Zolvion cumple con la Ley 1581 de 2012 de Colombia (Régimen General de Protección de Datos Personales) y aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger la información.

09. Modificaciones a estos Términos

Zolvion podrá actualizar estos Términos y Condiciones en cualquier momento, notificando a los Clientes activos con al menos treinta (30) días calendario de anticipación al correo electrónico registrado.

Si el Cliente no está de acuerdo con las modificaciones, podrá cancelar el Servicio sin penalidad dentro del plazo de notificación. El uso continuado del Servicio después de la fecha de entrada en vigencia de las modificaciones constituye aceptación de las mismas.

Las modificaciones no afectan las condiciones específicas de los Clientes acogidos al Programa Fundadores durante su período Fundador activo.

10. Ley aplicable y resolución de controversias

Estos Términos y Condiciones se rigen por las leyes de la República de Colombia.

Cualquier controversia que surja en relación con estos Términos se intentará resolver de forma amistosa entre las partes. Si no fuera posible, las partes acuerdan someterse a la jurisdicción de los jueces competentes de la ciudad de Ocaña, Norte de Santander, Colombia, con renuncia expresa a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

11. Contacto

Para cualquier pregunta, aclaración o solicitud relacionada con estos Términos y Condiciones, el Cliente puede contactar a Zolvion a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: hola@zolvion.com
• WhatsApp: +57 313 858 7389
• Sitio web: https://zolvion.com