Política de Privacidad y Tratamiento de Datos
Servicio Chatbot de Zolvion
01. Responsable del tratamiento
La presente Política describe cómo ZOLVION recolecta, usa, almacena, comparte y protege la información personal de los Clientes y de los usuarios finales que interactúan con el chatbot. Esta política cumple con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de Colombia (régimen de Habeas Data), así como con estándares internacionales aplicables.
El responsable del tratamiento de los datos personales es:
- ZOLVION — Miguel Paba
- Cédula de ciudadanía No. 1092731430
- Domicilio: Ocaña, Norte de Santander, Colombia
- Correo: hola@zolvion.com
- Teléfono: +57 313 858 7389
02. Principios rectores
El tratamiento de datos personales por parte de ZOLVION se realizará bajo los siguientes principios:
- Legalidad: el tratamiento se ajustará a lo dispuesto en la ley.
- Finalidad: se realizará con una finalidad legítima, informada al titular.
- Libertad: el tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada del titular.
- Veracidad o calidad: la información será veraz, completa, exacta y actualizada.
- Transparencia: se garantizará el derecho del titular a obtener información sobre sus datos.
- Acceso y circulación restringida: solo podrán acceder a los datos las personas autorizadas.
- Seguridad: se implementarán medidas técnicas para evitar pérdidas o accesos no autorizados.
- Confidencialidad: las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a guardar reserva.
03. Datos personales que tratamos
3.1. Datos del Cliente (empresa contratante del Servicio Chatbot)
| Dato | Finalidad | Base legal |
|---|---|---|
| Nombre completo | Identificación contractual | Ejecución del contrato |
| Correo electrónico | Comunicación, notificaciones | Ejecución del contrato |
| Teléfono / WhatsApp | Soporte y contacto | Ejecución del contrato |
| Razón social / NIT | Facturación | Obligación legal DIAN |
| Datos de facturación | Pagos y contabilidad | Obligación legal |
| Dirección IP, logs | Seguridad y auditoría | Interés legítimo |
3.2. Datos de usuarios finales (quienes interactúan con el chatbot del Cliente)
El Cliente, en su calidad de Responsable del Tratamiento de los datos de sus propios usuarios, es quien recolecta los datos personales de usuarios finales al momento de interactuar con el chatbot. ZOLVION actúa como Encargado del Tratamiento, procesando estos datos exclusivamente bajo instrucciones del Cliente.
Los datos de usuarios finales que pueden ser procesados incluyen:
- Número de teléfono (en el canal WhatsApp).
- Nombre y apellido (cuando el usuario lo proporcione).
- Correo electrónico (cuando el usuario lo proporcione).
- Contenido de las conversaciones sostenidas con el chatbot.
- Metadatos de la sesión (fecha, hora, duración).
04. Finalidades del tratamiento
ZOLVION trata los datos personales para las siguientes finalidades:
- Prestar el Servicio Chatbot contratado y dar soporte técnico.
- Procesar facturación y pagos.
- Enviar notificaciones relacionadas con el Servicio.
- Mejorar la plataforma (de forma agregada y anonimizada).
- Cumplir con obligaciones legales, tributarias y regulatorias.
- Prevenir fraude, abuso y violaciones a los presentes Términos.
ZOLVION NO vende, alquila ni cede datos personales a terceros con fines comerciales.
05. Autorización del titular
Al suscribirse al Servicio, al aceptar los presentes Términos, o al continuar interactuando con el chatbot tras haber sido informado, el titular otorga su autorización expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales conforme a las finalidades descritas.
En el caso de datos sensibles (por ejemplo, datos de salud, orientación política, biométricos), el tratamiento solo se realizará con autorización explícita y específica del titular, y solo cuando sea estrictamente necesario para la prestación del Servicio.
06. Derechos del titular de los datos
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informados, previa solicitud, sobre el uso que se le da a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido tratados.
Para ejercer estos derechos, el titular podrá enviar una solicitud al correo hola@zolvion.com, identificándose plenamente. ZOLVION responderá en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, conforme a la ley.
07. Procedimiento para consultas y reclamos
7.1. Consultas
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar los datos personales que reposen en las bases de datos de ZOLVION mediante comunicación escrita dirigida a hola@zolvion.com. La consulta será atendida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles.
7.2. Reclamos
Cuando el titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan un presunto incumplimiento, podrán presentar un reclamo ante ZOLVION al correo hola@zolvion.com.
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ZOLVION, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificaciones y acompañando los documentos que se quieran hacer valer. El reclamo será atendido en un plazo máximo de quince (15) días hábiles.
08. Medidas de seguridad
ZOLVION implementa medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o divulgación. Estas medidas incluyen:
- Cifrado de contraseñas y tokens de acceso.
- Uso de HTTPS para todas las comunicaciones web.
- Almacenamiento seguro en bases de datos con acceso restringido.
- Autenticación por JWT y control de sesiones.
- Respaldos periódicos.
- Auditorías internas de acceso.
No obstante, ningún sistema es completamente infalible. El Cliente acepta este riesgo inherente al uso de tecnologías digitales.
09. Transferencia internacional de datos
ZOLVION utiliza proveedores de servicios en la nube e inteligencia artificial ubicados fuera de Colombia (como OpenAI y Meta, ambos en Estados Unidos). Al contratar el Servicio, el Cliente autoriza la transferencia internacional de los datos estrictamente necesarios para la prestación del Servicio, bajo estándares de seguridad equivalentes o superiores a los exigidos por la ley colombiana.
10. Conservación de datos
Los datos personales se conservarán mientras exista relación contractual con el Cliente y por un plazo adicional de treinta (30) días calendario después de la cancelación del Servicio, tras el cual serán eliminados definitivamente, salvo que exista un deber legal de conservación (por ejemplo, obligaciones tributarias que exigen conservar facturación por diez años).
12. Autoridad de control
La autoridad competente para conocer sobre las quejas relacionadas con el tratamiento de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). El titular podrá presentar quejas ante dicha autoridad siempre que haya agotado previamente el procedimiento interno ante ZOLVION, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
13. Vigencia
La presente Política entra en vigor a partir de la fecha indicada en la portada del presente documento y mantendrá su vigencia mientras ZOLVION desarrolle su actividad comercial. Las bases de datos tendrán una vigencia correspondiente al cumplimiento de las finalidades para las cuales fueron recolectadas.