Eliminación de Datos Personales
Servicio Chatbot de Zolvion
01. Alcance y responsable del tratamiento
Esta página describe el procedimiento para solicitar la eliminación de los datos personales tratados por ZOLVION en el Servicio Chatbot. Aplica tanto a los Clientes que contratan el servicio como a los Usuarios Finales que interactúan con un chatbot operado por uno de nuestros Clientes.
Este procedimiento se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normativa colombiana sobre tratamiento de datos personales, y forma parte integral de la Política de Privacidad de Zolvion.
El responsable del tratamiento de los datos personales es:
- ZOLVION, Miguel Paba
- Cédula de ciudadanía No. 1092731430
- Matrícula Mercantil No. 49563, Cámara de Comercio de Ocaña
- Domicilio: Ocaña, Norte de Santander, Colombia
- Correo: hola@zolvion.com
- Teléfono: +57 313 858 7389
02. Quién puede solicitar la eliminación
Pueden presentar una solicitud de eliminación de datos:
- Clientes activos o pasados de Zolvion, respecto de los datos asociados a su cuenta y operación.
- Usuarios Finales que hayan interactuado con un chatbot operado por un Cliente de Zolvion, respecto de sus conversaciones y datos personales recolectados durante esa interacción.
- Representantes legales o causahabientes debidamente acreditados del titular de los datos.
En cualquier caso, deberás acreditar tu identidad para que Zolvion pueda atender la solicitud de forma segura y verificable.
03. Cómo solicitar la eliminación
Para iniciar, envía un correo a hola@zolvion.com. Usa los atajos de abajo o sigue los pasos manuales según tu caso.
Abre tu cliente de correo con el asunto y los campos ya listos. Si prefieres redactarlo a tu manera, sigue los pasos abajo.
Si eres Cliente de Zolvion
Eres un negocio que contrató el Servicio Chatbot. Incluye en tu correo:
- Asunto: Solicitud de eliminación de datos personales.
- Razón social del Cliente y NIT (o documento de identidad asociado al contrato).
- Correo electrónico registrado en tu cuenta.
- Qué datos pides eliminar: tu cuenta completa, los documentos cargados, las conversaciones con tus Usuarios Finales, o un subconjunto específico.
Si eres Usuario Final
Conversaste con un chatbot operado por un Cliente de Zolvion. Incluye en tu correo:
- Asunto: Solicitud de eliminación de datos personales.
- Nombre completo y número de documento de identidad (cédula, pasaporte o equivalente).
- Correo, teléfono o WhatsApp con el que interactuaste con el chatbot.
- Nombre del negocio o sitio donde interactuaste con el chatbot.
- Qué datos pides eliminar: toda la información, una conversación específica, un dato puntual.
Verificación de identidad
Adjunta una foto o escaneo nítido de tu documento de identidad (cédula, pasaporte o equivalente). Sin verificación no podemos eliminar datos personales: necesitamos confirmar que la solicitud viene del titular.
Este paso responde al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, que exige verificar la identidad del titular antes de actuar sobre sus datos.
Solo Miguel Paba, responsable del tratamiento en Zolvion, accede al adjunto. Se usa únicamente para validar la solicitud y se elimina en cuanto la verificación queda registrada, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles desde el cierre del trámite.
Una vez recibida la solicitud, te confirmaremos por correo en un plazo máximo de dos (2) días hábiles que está en trámite y, si fuera necesario, pediremos información adicional para identificar correctamente los datos asociados.
04. Qué datos se eliminan
A solicitud del titular, Zolvion elimina de forma definitiva la siguiente información, en la medida en que se encuentre bajo su tratamiento:
- Datos personales de identificación (nombre, correo, teléfono, número de documento).
- Contenido íntegro de las conversaciones sostenidas con el chatbot.
- Cuando el Cliente cierra su cuenta: documentos cargados en la plataforma (manuales, catálogos, preguntas frecuentes).
- Metadatos asociados a las sesiones (fecha, hora, duración, identificadores de sesión).
- Credenciales y tokens de acceso al panel de administración, en el caso de los Clientes.
La eliminación es definitiva e irreversible: una vez completada, los datos no pueden recuperarse.
05. Excepciones legales
Algunos datos no pueden eliminarse mientras exista una obligación legal o contractual de conservarlos. Específicamente:
- Información de facturación y comprobantes contables: conservación obligatoria por diez (10) años, conforme al artículo 28 del Código de Comercio y a la normativa tributaria de la DIAN.
- Datos requeridos para cumplir obligaciones tributarias, contables o de prevención de fraude.
- Información necesaria para atender procesos judiciales o requerimientos formales de autoridad competente.
- Datos anonimizados o agregados sin posibilidad de re identificación, que pueden conservarse para fines estadísticos.
En estos casos, los datos quedan restringidos al uso estrictamente legal correspondiente y se eliminan automáticamente al cumplirse el plazo legal de conservación.
06. Plazo de respuesta y plazo de eliminación
Conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, Zolvion responderá la solicitud en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud.
Si por razones técnicas u operativas no fuera posible completar la eliminación dentro de ese plazo, te informaremos los motivos y la fecha en la que se realizará, que en ningún caso superará treinta (30) días calendario adicionales.
En el caso de los Usuarios Finales que interactúan con el chatbot de un Cliente, Zolvion también notificará al Cliente correspondiente para que cumpla con su propio deber como Responsable del Tratamiento, conforme a la ley.
07. Confirmación de la eliminación y escalamiento
Una vez ejecutada la eliminación, recibirás una confirmación por correo electrónico desde la dirección hola@zolvion.com, indicando los datos eliminados y la fecha de la operación.
Si no recibes respuesta dentro de los plazos indicados, o si consideras que tu solicitud no fue atendida adecuadamente, puedes escalar el caso por WhatsApp al +57 313 858 7389, indicando el código de referencia que enviamos al confirmar el inicio del trámite.
08. Autoridad de control
Si una vez agotado el procedimiento interno consideras que tus derechos no fueron respetados, puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad colombiana competente en materia de protección de datos personales, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
Más información sobre el procedimiento y los canales habilitados está disponible en el sitio oficial de la SIC: https://www.sic.gov.co.